Funciones del personal de secretaría
- Responsable de administración del centro
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- Planificar, dirigir, coordinar y supervisar el trabajo desarrollado por los responsables de de cada área de gestión.
- Recopilar, interpretar, actualizar y comunicar a cada responsable las disposiciones legales y normas relacionadas con las materias de su área de gestión.
- Proponer iniciativas al Administrador de Centro sobre la mejora en los Servicios Administrativos de la Secretaría del Centro.
- Participar en las tareas de informatización de la Secretaría del Centro e impulsar la mejora de la misma.
- Realizar las funciones de gestión de personal que le sean delegadas.
- Informar al Administrador de Centro de las necesidades coyunturales de personal así como de los excesos que se produzcan en períodos de baja actividad con el objetivo de optimizar los recursos humanos del Centro.
- Actuar, con autoridad delegada del Administrador de Centro, en todo aquello que éste le encomiende.
- Sustituir al Administrador de Centro en su ausencia.
- Supervisar el archivo de todas las Disposiciones Generales, Resoluciones, Convenios e Instrucciones u Órdenes de Servicio que afecten al Centro.
- Asistir a los Órganos de Dirección del Centro en las reuniones que se determinen, en el ámbito de sus competencias.
- Despachar con los Órganos de Dirección del Centro.
- Asesorar, en materia de su competencia, a los Órganos de Dirección de la Facultad, Escuela, Departamentos Universitarios, Institutos Universitarios y demás Unidades Administrativas ubicadas en el Centro.
- Atender al profesorado en todas aquellas cuestiones relacionadas con la gestión administrativa del Centro.
- Canalizar los esfuerzos del personal de Secretaría a su cargo con el fin de optimizar los recursos humanos del Centro.
- Conseguir una mayor eficacia en la resolución de problemas y dudas que se planteen, manteniendo para ello relaciones adecuadas con las distintas Unidades Administrativas de los Servicios Centrales. Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato.
- Responsable de alumnos
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- Gestionar el proceso de matriculación de los alumnos.
- Distribuir a los alumnos matriculados en distintos grupos por asignatura y curso, elaborando las listas de clase.
- Llevar la gestión de los alumnos del programa Erasmus-Sócrates en coordinación con la Sección de Extensión Universitaria.
- Realizar toda la gestión relativa a los alumnos Visitantes y Extranjeros. 44
- Generar las actas, entregarlas al profesor para su cumplimentación y firma, recepcionarlas una vez cumplimentadas, publicarlas, grabarlas y archivarlas.
- Tramitar las solicitudes de ampliaciones y anulaciones de matrícula.
- Tramitar las solicitudes de convalidación de asignaturas y adaptación de estudios.
- Tramitar los traslados de expedientes.
- Gestionar lo relativo al régimen de becas que sea competencia del Centro.
- Gestionar lo relativo a la expedición de Títulos que sea competencia del Centro.
- Expedir los carnets de alumnos y codificarlos.
- Realizar compulsas de documentos.
- Realizar certificaciones académicas oficiales.
- Llevar un seguimiento y control de la gestión académica y económica de los alumnos (convocatorias agotadas, pago de matrícula, incompatibilidades de asignaturas...etc.).
- Conocer y respetar la normativa aplicable al ámbito de la gestión de Alumnos.
- Recepcionar todas las solicitudes presentadas por los alumnos y tramitar las resoluciones.
- Atender a las consultas planteadas por los usuarios en materia de gestión de alumnos (plan de estudios, créditos, asignaturas de libre configuración...etc.).
- Atender al profesorado en todas aquellas cuestiones relacionadas con la gestión de alumnos.
- Mantener actualizado los archivos del área de gestión de Alumnos y los expedientes de los alumnos del Centro.
- Redactar y realizar los escritos relacionados con la gestión de Alumnos del Centro en el ámbito de su competencia.
- Elaborar los informes que en materia de Alumnos solicite el Jefe de Secretaría.
- Asistir al Jefe de Secretaría en las reuniones que determine.
- Participar en las reuniones a las que deba asistir en función de su competencia.
- Mantener relaciones adecuadas con las distintas Unidades Administrativas del área de gestión de Alumnos, en orden a conseguir una mayor eficacia en la resolución de problemas y dudas que se planteen.
- Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato.
- Gestión económica
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- Realizar las compras de material inventariable y fungible necesarias, solicitando en su caso presupuestos a distintos proveedores.
- Elaborar y tramitar propuestas de gastos.
- Recepcionar el material adquirido y comprobar los albaranes de entrega.
- Recepcionar las facturas emitidas por los proveedores y supervisarlas.
- Remitir las facturas al Decano o Director del Centro para su firma.
- Preparar la documentación económica necesaria para tramitar el pago de las facturas, cumplimentando los documentos contables pertinentes.
- Realizar los asientos contables que requiere la gestión del gasto.
- Elaborar y tramitar hojas de inventario.
- Mantener actualizado el inventario de bienes adscritos al Centro.
- Elaborar y tramitar las peticiones de dinero a justificar.
- Elaborar y tramitar los documentos de justificación de anticipos.
- Preparar cheques.
- Realizar un seguimiento de las distintas partidas económicas, cotejando los estadillos que periódicamente envía el Servicio de Gestión Económica.
- Comprobar los extractos del Banco.
- Administrar, por delegación, los fondos de Anticipos de Caja Fija.
- Realizar las peticiones, por delegación, de modificaciones presupuestarias.
- Llevar un seguimiento y control de los contratos de mantenimiento que tenga suscrito el Centro, tramitando los pagos pertinentes y solicitando anualmente la revisión, prórroga o anulación de los mismos.
- Informar periódicamente al Administrador de Centro del grado de ejecución del presupuesto.
- Conocer y respetar las normas de gestión del gasto, presupuestarias, y en general todas las disposiciones que en materia económica se dicten y sean de aplicación a la ejecución del presupuesto del Centro.
- Asistir al Administrador de Centro en las reuniones que determine.
- Participar en las reuniones a las que deba asistir en función de su competencia.
- Elaborar los informes económicos que le sean solicitados por el Administrador de Centro.
- Mantener actualizado los archivos del área de gestión económica.
- Mantener contactos con proveedores y suministradores necesarios para gestionar las compras del Centro.
- Mantener relaciones adecuadas con las distintas Unidades administrativas del área de gestión económica, en orden a conseguir una mayor eficacia en la resolución de problemas y dudas que se planteen.
- Redactar y realizar los escritos relacionados con la Gestión Económica del Centro en el ámbito de su competencia.
- Cerrar cada año el ejercicio económico y elaborar un informe sobre la ejecución del presupuesto.
- Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato.
- Ordenación académica
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- Realizar, a efectos de la elaboración del Plan de Organización Docente, las previsiones de alumnos y grupos para cada curso académico y darle trámite.
- Cumplimentar el impreso de elaboración del Plan de Organización Docente por cada Titulación y Departamento Universitario, así como remitirlo una vez cumplimentado a los Departamentos correspondientes a efectos de asignar la docencia.
- Recepcionar el documento una vez cumplimentado y aprobado por los Departamentos y darle trámite.
- Apoyar administrativamente en la elaboración y tramitación de las propuestas de actividades académicas para cubrir créditos de libre configuración.
- Dar publicidad de los horarios de tutorías de los profesores con docencia en el Centro, así como de los horarios de clase.
- Dar publicidad, con anterioridad a la apertura del plazo de matrícula, del Plan Docente de cada asignatura.
- Recepcionar los acuerdos de exámenes y darles publicidad.
- Tramitar las solicitudes de Licencia por Estudios del profesorado que imparta docencia en el Centro.
- Tramitar las Comisiones de Servicios del profesorado que imparta docencia en el Centro.
- Tramitar todo lo relativo al área de Tercer Ciclo que sea competencia del Centro.
- Apoyar administrativamente en la preparación y tramitación de la documentación relativa a los nombramientos de funcionarios docentes que impartan docencia en el Centro.
- Llevar un seguimiento de las altas y bajas laborales del personal docente que imparta docencia en el Centro.
- Llevar el libro de reservas de aulas, salón de actos, laboratorios y otras áreas de trabajo del Centro. Así como realizar la planificación y reservas de aulas para la celebración de exámenes.
- Apoyar en la gestión de los procesos electorales Universitarios que afecten a los miembros del Centro.
- Apoyar al Decano o Director del Centro en el control del horario de clases del Personal Docente.
- Conocer y respetar la normativa aplicable al ámbito de la gestión de Personal Docente.
- Atender a las consultas planteadas por el profesorado relativas a este área.
- Mantener actualizado los archivos del área de gestión de Personal Docente.
- Mantener actualizado un censo del profesorado que imparte docencia en el Centro.
- Redactar y realizar los escritos relacionados con la gestión de Personal Docente del Centro en el ámbito de su competencia.
- Elaborar los informes que en materia de Personal Docente le solicite el Jefe de Secretaría.
- Asistir al Jefe de Secretaría en las reuniones que se determinen.
- Participar en las reuniones a las que deba asistir en función de su competencia.
- Mantener relaciones adecuadas con las distintas Unidades Administrativas del área de gestión de Personal Docente, en orden a conseguir una mayor eficacia en la resolución de problemas y dudas que se planteen.
- Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato.
- Apoyo a órganos de gobierno
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- Recopilar toda la información Universitaria que sea de interés para los miembros del Centro.
- Garantizar que la información esté actualizada.
- Proponer la suscripción a boletines informativos o publicaciones periódicas de interés para la Comunidad Universitaria.
- Llevar un archivo de todas las Disposiciones Generales, Acuerdos, Resoluciones, Convenios e Instrucciones u Órdenes de Servicio, que afecten al Centro.
- Archivar y mantener organizado los boletines oficiales.
- Difundir toda la información general de interés para el Centro.
- Dar publicidad en prensa de la información referida al Centro que sea propuesta por el Jefe de Secretaría.
- Facilitar información y atender al público sobre los temas relacionados con el Centro o la Universidad en general.
- Controlar y actualizar los distintos tablones de anuncios distribuidos en el Centro.
- Recepcionar, registrar en su caso y distribuir toda la documentación de entrada y salida del Centro.
- Realizar compulsas de documentos.
- Elaborar los informes que en materia de su competencia le solicite el Jefe de Secretaría.
- Participar en las reuniones a las que deba asistir en función de su competencia.
- Mantener relaciones adecuadas con las distintas áreas de trabajo del Centro y Unidades Administrativas relacionadas con el ámbito de información.
- Elaborar, organizar y mantener actualizada la agenda de trabajo del Decano o Director del Centro.
- Atender al teléfono, filtrar las llamadas y anotarlas, así como poner todas las llamadas que le sean ordenadas por los Órganos de Dirección del Centro o por el Jefe de Secretaría.
- Citar, identificar y atender las visitas.
- Realizar cartas, escritos, citaciones, convocatorias, notas de régimen interno, saludas y oficios que ordene los Órganos de Gobierno del Centro o el Jefe de Secretaría.
- Preparar la documentación solicitada por los Órganos de Gobierno del Centro.
- Clasificar y archivar la correspondencia y documentación relativa a los Órganos de Gobierno del Centro.
- Controlar y mantener actualizado los archivos relativos a los Órganos de Gobierno del Centro.
- Tramitar las Comisiones de Servicio de los Órganos de Gobierno del Centro.
- Solicitar medios de transporte, reserva de hoteles, mesas para almuerzo, cenas de trabajo...etc..
- Asistir a los Órganos de Gobierno del Centro en las reuniones que determine el Decano o Director del Centro o el Jefe de Secretaría.
- Apoyar por orden del Decano o Director del Centro o Jefe de Secretaría a las distintas Comisiones de trabajo que se creen en el Centro.
- Realizar otras tareas que le sean encomendadas por su Jefe inmediato.